Organizacja konferencji z udziałem tłumaczy – wywiad z ekspertem

 

W dzisiejszym blogpoście postanowiłem oddać głos swojemu gościowi. Mam przyjemność przedstawić Państwu pana Jarosława Stróża. Pan Jarosław reprezentuje branżę, bez udziału której nie może odbyć się żadna profesjonalna konferencja oraz tłumaczenie symultaniczne. Oczywiście pod warunkiem, że jej organizatorowi zależy na sprawnej komunikacji oraz komforcie słuchaczy. Jednak o profilu działalności swojej firmy najlepiej opowie mój dzisiejszy gość.

Panie Jarosławie, czym zajmuje się Pańska firma POL-KONGRES PROJEKT?

Gdyby chcieć odpowiedzieć jednym zdaniem – technicznym wsparciem od najmniejszych do największych konferencji, kongresów, sympozjów, spotkań czy narad.

Ale to bardzo uproszczona odpowiedź, nie dająca firmom, a w nich osobom zainteresowanym naprawdę profesjonalnym przygotowaniem swojego wydarzenia, pełnego obrazu możliwości technicznych i organizacyjnych firmy POL-KONGRES PROJEKT.

Uważam, że nasza oferta jest w stanie sprostać potrzebom technicznym dla większości organizowanych konferencji.

W zakresie usług, które oferuje moja firma należy przede wszystkim wyszczególnić te najistotniejsze, które mają zdecydowanie największy wpływ na jakość, ale często także nawet na możliwość zorganizowania wydarzenia. Są to: nagłośnienie, wyświetlanie prezentacji, tłumaczenia symultaniczne, zestawy do oprowadzania grup, głosowania interaktywne i oświetlenie efektowe. I gdybym miał wskazać je w priorytetowej kolejności, to byłaby właśnie taka, w jakiej je wymieniłem. Oczywiście to główne działy techniczne, a każdy zawiera w sobie co najmniej kilka pod-zagadnień.

 

We wstępie wspomniałem o profesjonalnej organizacji konferencji. Co decyduje o dobrej jakości obsługi tego typu wydarzeń?

Najczęściej szczegóły, których niezwykle często nie biorą pod uwagę osoby zajmujące się przygotowaniem imprezy – i myślę tu nie tylko o organizatorach wydarzeń, ale też o tych, którzy zajmują się ich obsługą.

Kiedy organizator wydarzenia kieruje swoje zapytanie do obiektu, w którym chciałby zorganizować wydarzenie, najczęściej do hotelu, interesuje go w zasadzie podstawowa informacja, dotycząca wyposażenia technicznego – czy jest w sali nagłośnienie i ekran plus rzutnik, aby móc wyświetlić prezentacje? Przeważnie zwrotnie otrzymuje krótkie TAK i na tym kończą się uzgodnienia stron w tym zakresie.  Żadnych więcej pytań, informacji, sugestii…

Jeśli pojawia się problem, to organizator zauważy go w zasadzie w ostatniej chwili, kiedy praktycznie nie ma czasu na jego rozwiązanie, czyli przed samą imprezą. Często okazuje się, że rzutnik nie wyświetla obrazu w formacie, w którym klient przygotował materiały do wyświetlania; że ekran jest za mały; że nie ma odpowiedniej liczby i rodzaju mikrofonów, które są niezbędne do sprawnego przebiegu imprezy; że obiekt, a tak jest w 95% przypadków, nie zapewnia stałej obsługi technicznej wydarzenia, – myślę tu o osobie na sali konferencyjnej, która od razu reaguje na potrzeby klienta. Wielokrotnie byłem świadkiem ogromnego podirytowania organizatora w sytuacji, kiedy wymagana była natychmiastowa reakcja, trzeba było najpierw taką osobę znaleźć, aby móc ją wezwać.

Dobra jakość obsługi, o którą Pan zapytał, to nie tylko, choć jest to naprawdę ważne, właściwy dobór wyposażenia technicznego. I tego doboru, co podkreślę z wielką stanowczością, nie powinien organizator brać na siebie, aby osobiście nie ponosić konsekwencji nieznajomości lub niewystarczającej znajomości możliwych rozwiązań i zależności technicznych.

Dobra jakość obsługi to przede wszystkim przedstawienie organizatorowi wydarzenia, na podstawie szczegółowych informacji uzyskanych od niego o planowanym przedsięwzięciu, możliwie najlepszego rozwiązania wszystkich kwestii organizacyjno-technicznych, mających wpływ na jego event. Chodzi tu o wskazanie lokalizacji elementów technicznych, aby nie kolidowały z miejscami dla uczestników, nie ingerowały w ciągi komunikacyjne, zapewniały swobodę prelegentom i wygodę zaproszonym gościom. Wielokrotnie spotkałem się ze stwierdzeniem osób, które zajmowały się techniczną stroną wydarzenia „co mnie obchodzi, gdzie klient kazał postawić stół prezydialny, czy mównicę? Wiem, że to ustawienie jest bez sensu, ale ja mam tylko na nich położyć dwa mikrofony bezprzewodowe…” – z takim podejściem nie ma szans na zapewnienie dobrej jakości obsługi i uzyskanie takiej oceny od klienta.

Jestem dumny, że firma POL-KONGRES PROJEKT od kilkunastu lat ma taką opinię.

 

Co należy wziąć pod uwagę organizując konferencję, na której będzie wykonywane tłumaczenie symultaniczne?

Oooo… – to bardzo ciekawe pytanie! To dlatego, że najczęściej spotykam się z sytuacją, że organizatorzy imprez, na których planują tłumaczenia symultaniczne, nie biorą pod uwagę niczego! (śmiech).

Podstawowa sprawa to właściwa lokalizacja i odpowiednia ilość miejsca na sali konferencyjnej dla potrzeb ustawienia kabiny, a czasem nawet wielu kabin dla tłumaczy. Tu wielokrotnie spotykałem się z sytuacją, że kiedy przedstawialiśmy klientom wymagane parametry, sami dochodzili do wniosku, że najlepszym rozwiązaniem będzie zmiana sali konferencyjnej, czasem nawet obiektu, gdyż w tym, w którym planowali swój event nie było sali spełniającej podstawowe wymagania.

Kolejnym elementem, który ma ogromny wpływ na jakość, ale przede wszystkim możliwość realizacji  tłumaczeń symultanicznych jest nagłośnienie. Organizatorzy planując tłumaczenia zupełnie lub prawie zupełnie nie przywiązują do tego aspektu uwagi! I nie chodzi tylko o to, czy sala konferencyjna jest wyposażona w system nagłośnienia. Chodzi o to, aby można było pobrać z tego nagłośnienia odpowiedniej jakości dźwięk, gdyż tłumacze muszą słyszeć w słuchawkach wszystko, co ma być tłumaczone. Dźwięk, aby spełniał odpowiednie parametry, powinien być pobrany przez profesjonalne przyłącze, czego zestawy nagłośnieniowe zainstalowane w salach konferencyjnych zazwyczaj nie umożliwiają! Nie gwarantują też często odpowiedniej liczby i rodzaju mikrofonów i praktycznie prawie w żadnym obiekcie konferencyjnym nie będzie zapewniona  stała, kwalifikowana obsługa tych zestawów w trakcie trwania konferencji z tłumaczeniami symultanicznymi.

Osobiście poddaję organizatorom do poważnego rozważenia propozycję, aby wraz z zestawem do tłumaczeń zainstalować także odpowiednio skonfigurowany zestaw nagłośnieniowy. Po pierwsze – nagłośnienie w trakcie konferencji powinno być stale nadzorowane przez kwalifikowany personel techniczny. Tłumacze nie powinni i faktycznie nie chcą otrzymywać dźwięku z mikrofonów aktualnie nieużywanych, gdyż negatywnie wpływa to na zrozumiałość mowy i bardzo utrudnia im pracę, co wprost przekłada się na jakość tłumaczenia. Po drugie – zdecydowanie wyższą jakość dźwięku na Sali uzyska się z zestawu nadzorowanego przez kwalifikowany personel techniczny, niż z włączonego i pozostawionego bez regulacji poziomu głośności i barwy dźwięku mikrofonów przez cały czas trwania konferencji.

Z tych właśnie powodów prawie wszyscy organizatorzy konferencji, z którymi mieliśmy okazję współpracować przy realizacji tłumaczeń symultanicznych życzą sobie, aby ta usługa była realizowana przez nas od razu z zestawem nagłośnieniowym, niezależnie od tego, czy sala konferencyjna ma nagłośnienie, czy nie.

Kiedy omówiłem najważniejsze sprawy techniczne, nie sposób nie poruszyć tematu tłumaczy. Najpierw humorystycznie – zdarzają się jeszcze klienci, choć obecnie zdecydowanie rzadziej, którzy są zaskoczeni i pytają: „to mamy zapłacić tyle pieniędzy za sprzęt do tłumaczeń i musimy wynająć jeszcze tłumaczy?!!! (śmiech)

A teraz poważnie – kiedy zainstalujemy zestaw do tłumaczeń, to mimo, że jest to sprzęt uznawany obecnie za jeden z najlepszych na świecie – realizujemy usługi na cyfrowym sprzęcie firmy Bosch – cały ciężar i jakość tłumaczeń spoczywa na tłumaczach. Mógłbym książkę napisać o niezwykłych sytuacjach, związanych z tłumaczami. Może podczas naszej rozmowy nie będę przytaczać żadnego przykładu. Powiem tylko, że organizatorzy, którzy z chęci oszczędności szukają do tłumaczeń symultanicznych osób znających, nawet dobrze, tylko wymagane języki, ale nie są one profesjonalnymi tłumaczami, podkreślę – symultanicznymi i to operującymi terminologią poruszaną na konferencji, najczęściej ponoszą dotkliwe konsekwencje takich decyzji. Zalecam organizatorom, aby pięć razy się zastanowili, czy warto…

Chcąc możliwie wyczerpująco odpowiedzieć na Pana pytanie, wspomnę o takich elementach, jak konieczność zapewnienia odpowiedniej wielkości, kształtu, właściwie zlokalizowanego i oznakowanego miejsca dystrybucji zestawów słuchawkowych. Dalej – należy przewidzieć odpowiednią liczbę osób, które będą te zestawy dystrybuowały. Zależy to od zamówionej ilości zestawów słuchawkowych. Moją zasadą jest 1 osoba na każde 50 słuchawek. To pozwala obsłużyć uczestników odpowiednio płynnie. Uczulam organizatorów, którzy uzgadniają z firmami technicznymi instalującymi zestaw do tłumaczeń na potrzeby danej konferencji, aby technicy tej firmy zajęli się dystrybucją zestawów słuchawkowych. Widziałem takie sytuacje niejeden raz. Zazwyczaj powinno być dwóch techników, ale przy mniejszych konferencjach oraz z powodu oszczędności zdarza się, że jest jeden… Nawet jak jest dwóch, to jedna osoba wydająca zestawy słuchawkowe to kiepskie rozwiązanie. A jeśli jest tylko jeden? Wówczas musi sam wydawać uczestnikom odbiorniki ze słuchawkami, ale kiedy zaczyna się konferencja powinien obsługiwać na sali sprzęt. Konsekwencje takich decyzji ponosi klient, gdyż ani jedno, ani drugie nie jest robione właściwie. Co jeszcze jest istotne? Należy też zastanowić się, w jaki sposób dystrybuowane będą zestawy słuchawkowe. Nieuzgodnienie i niezastanowienie się nad sposobem dystrybucji zestawów słuchawkowych często generuje naprawdę nerwowe i trudne do rozwiązania sytuacje.

Proszę zauważyć, jak dużo elementów należy uwzględnić organizując konferencję z tłumaczeniami symultanicznymi.

Wymieniłbym też kolejny ważny element – czas konieczny do wniesienia, zainstalowania, zaprogramowania i sprawdzenia takiego sprzętu. Jeśli w dniu konferencji, przed jej rozpoczęciem, nie ma odpowiedniej ilości czasu na przeprowadzenie wszelkich wymaganych czynności, np. czterech i więcej godzin, klient powinien zapewnić możliwość wykonania ich w dniu poprzedzającym event. Zdecydowanie odradzam pomysłów, nawet przy pełnej odpowiedzialności klienta za skutki takich decyzji, wykonywania  montażu sprzętu np. dwie godziny, a nawet mniej przed rozpoczęciem imprezy!

I choć wydaje się, że ten temat obarczony jest dużym wysiłkiem organizacyjnym i przynosi wiele komplikacji, to w rzeczywistości jest tak dla tych, którzy traktują temat powierzchownie – myślę tu tak o organizatorach, jak i o firmach technicznych, oferujących takie usługi.

Dla mnie i wszystkich pracowników firmy POL-KONGRES PROJEKT uzgodnienie wszystkich wspomnianych aspektów jest sprawą kluczową i konieczną, aby usługa zrealizowana była profesjonalnie i na najwyższym poziomie. Dlatego też aż tak wielu organizatorów zdecydowało się na współpracę z moją firmą w tym zakresie. Dodam tylko, że z większością z nich współpracujemy cyklicznie lub stale.

 

Od czego powinien zacząć klient zainteresowany wynajmem sprzętu oraz obsługą?

Od przygotowania możliwie najpełniejszych informacji dotyczących jego wydarzenia. Ale co ważne – nie chodzi o to, aby klient zaplanował i skonfigurował całe rozwiązanie techniczne. Informacje powinny dotyczyć: daty, miejsca, rodzaju imprezy, liczby uczestników i wielkości sali, w której odbywać się będzie wydarzenie, często też jej wysokości, rozważanego ustawienia krzeseł, stołów i innych elementów na sali, planowanych wydarzeń w trakcie trwania eventu – może to być program elementów technicznych, np. nagłośnienie, prezentacje, tłumaczenia, głosowanie, które planuje klient wykorzystywać w trakcie trwania wydarzenia, wyposażenia technicznego, które znajduje się na sali z informacją, które elementy zawarte są w cenie wynajmu sali, a które będą dodatkowo płatne.

I na podstawie tych informacji firma wynajmująca sprzęt oraz zapewniająca jego obsługę powinna przedstawić pełne, właściwie i profesjonalnie skonfigurowane rozwiązanie techniczne dla tej imprezy oraz uwzględnić odpowiednią, ale tylko niezbędną liczbę wykwalifikowanych pracowników technicznych do  jego obsługi.

Klient nie powinien, o czym już wcześniej wspominałem, samodzielnie konfigurować techniki. W ten sposób automatycznie przejmuje na siebie odpowiedzialność za wszelkie braki i błędy w doborze elementów i rozwiązań technicznych. I w najgorszym scenariuszu, co nigdy nie powinno mieć miejsca, firma wykonująca zlecenie bezwzględnie to wykorzysta.

 

Oczywiście trudno udzielić jednoznacznej odpowiedzi na pytanie dotyczący stawek, ale jaki jest orientacyjny koszt organizacji jednodniowej konferencji?

Może zacznę tak – to tak, jakby zapytać producenta wielu rodzajów i przeznaczenia samochodów – ile kosztuje samochód?

Nie tylko trudno jest udzielić jednoznacznej odpowiedzi na takie pytanie, ale wręcz jest to niemożliwe. Zdecydowana większość imprez, nawet pozornie takich samych, organizowanych w tej samej lokalizacji, różni się między sobą. Czasem różnice są niewielkie, ale czasem naprawdę duże. Uwzględniamy wyłącznie niezbędne elementy, dzięki czemu wycena jest bardzo rzetelna. Jednak dopóki nie uzgodnimy, i to w formie pisemnej, wszelkich szczegółów mających wpływ na konfigurację rozwiązań technicznych i zakresu usługi,  wystrzegamy się podawania cen. Dzięki temu unikamy nieporozumień i to jeszcze przed realizacją usługi. I mówię to z pełnym przekonaniem, gdyż z doświadczenia.

 

Co bierze Pan pod uwagę wyceniając wynajem sprzętu oraz obsługę danego wydarzenia?

Często patrzę zdecydowanie szerzej na imprezę, niż sam klient. Oczywiście biorę przede wszystkim pod uwagę elementy wskazane przez niego w zapytaniu o wynajem i obsługę eventu. Ale, jeśli tylko widzę taką konieczność, konsultuję z klientem i wyceniam elementy nieujęte w zapytaniu, sugeruję właściwe dla danego eventu, a inne, niż określone przez klienta rozwiązania techniczne, wskazuję punkty newralgiczne, które powinny, a nie zostały ze sobą połączone. Niektóre elementy wyceniam w głównym zakresie oferty, inne w części opcjonalnej.

Nie pozostawiam też bez oceny ryzyka związanego z gwarancją realizacji usługi na najwyższym poziomie. Jeśli zaplanowane przez klienta elementy eventu, które leżą w mojej gestii, są obarczone dużym ryzykiem niepowodzenia części lub całości imprezy, sugeruję klientowi ich zmianę, modyfikację lub usunięcie – inaczej nie podejmuję się realizacja takich wydarzeń. Proszę zauważyć – w tym co robię priorytetem nigdy nie będą pieniądze, tylko zawsze powodzenie i jakość przyjętej usługi…

 

Jakie są pozostałe czynniki mogące wpłynąć na koszt takiej usługi?

Mogą to być czynniki niezwiązane bezpośrednio ze stroną techniczną i czasem stanowią poważny udział w cenie usługi – koszty transportu, noclegów, biletów, diet – w trakcie obsługi wydarzeń, ale też w podczas wyjazdów na uzgodnienia przedkonferencyjne. Oczywiście dotyczy to w szczególności realizacji usług tzw. wyjazdowych.

Mogą to być zmiany założeń technicznych, ale też organizacyjnych – dlatego zawsze w naszych ofertach określamy założenia organizacyjne, gdyż ich zmiana może mieć odzwierciedlenie w cenie usługi.

Wpływ mogą mieć też elementy dodatkowe, które powinny być wykonane w ramach usługi, a o których na etapie uzgodnień nie wiedział organizator.

Na finalny koszt usługi mają też wpływ ewentualne zagubienia zestawów słuchawkowych do tłumaczeń symultanicznych i pilotów do głosowania – utrata tych elementów w trakcie wynajmu obciąży finansowo klienta. Oczywiście nigdy z góry nie zakładamy takiej sytuacji, więcej – staramy się jej uniknąć, ale mimo wszystko należy taki scenariusz brać pod uwagę.

 

Jestem przekonany, że nasi czytelnicy byliby zainteresowani Państwa dotychczasowymi realizacjami. Organizacją jakich wydarzeń może się Pan pochwalić?

Oosobiście trudno mi je jednoznacznie sklasyfikować pod względem atrakcyjności. 

Dla jednego czytelnika będą to imprezy na najwyższym szczeblu, do których zaliczyć można obsługę tłumaczeń symultanicznych w trakcie wizyt prezydentów i premierów państw – m.in. Polski, Niemiec, Francji, Czech, Słowacji i innych krajów, posiedzenia w ramach Trójkąta Weimarskiego, Szczytów Wyszehradzkich, posiedzeń Prezydiów Sejmów Polski i Niemieckiego Bundestagu, konferencji wielu Ministerstw, Urzędów Miejskich, Wojewódzkich, Marszałkowskich, Komitetów Regionów Unii Europejskiej, Rady Europy, Komisji Europejskiej.

Dla innego czytelnika będą to tłumaczenia symultaniczne realizowane w jadącym pociągu z Niemiec do Polski lub na rynku wrocławskim, gdzie kabinami tłumaczy były samochody osobowe, w Panoramie Racławickiej podczas nietypowej konferencji przy najbardziej znanym malowidle.

Kolejnemu czytelnikowi atrakcyjne wydać się mogą techniczne obsługi bardzo dużych kongresów, często z ponad 1000 uczestników, w których obsługiwaliśmy jednocześnie wiele sal konferencyjnych w kompleksowym zakresie – nagłośnienie, prezentacje, tłumaczenia symultaniczne, oświetlenie.

A może będą to kilkunastodniowe tłumaczenia symultaniczne w Berlinie dla sióstr zakonnych, czy obsługa tłumaczeń i wyświetlania materiałów multimedialnych w synagogach we Wrocławiu oraz w Pradze?

Oczywiście to niezwykle skromny wybór raptem kilkunastu z już kilku tysięcy zrealizowanych przez moją firmę usług.

 

Co było największym wyzwaniem w organizacji tych przedsięwzięć?

Najczęściej największe wyzwania dotyczą konieczności niezwykle skrupulatnego zaplanowania i uzgodnienia – i może to będzie dla Państwa ciekawe – kwestii organizacyjnych. Aby wykonać skomplikowaną, zaawansowaną technicznie realizację wymaga to uzgodnień, często kilkukrotnych, z bardzo wieloma osobami i instytucjami, zgranie w miejscu i czasie wszystkich elementów. Często w zakresie tych uzgodnień jest naświetlenie i obrona proponowanych rozwiązań lub wręcz przeciwnie – chęć zmiany błędnych, niespójnych, niewłaściwych koncepcji i pomysłów organizatorów.

Inne wyzwania to mierzenie się z koniecznością wymyślenia i wykonania rozwiązań technicznych, ale całkowicie niestandardowych i innowacyjnych. Muszą one oczywiście dawać gwarancję jakości i niezawodności, ale wdrożone w życie dają dużo satysfakcji.

 

Bardzo dziękuję Panu za rozmowę. Jestem pewien, że zarówno klientom, jak i innym tłumaczom symultanicznym, dostarczy ona wielu przydatnych informacji dotyczących profesjonalnej organizacji wszelkiego rodzaju konferencji.

 

 Rozmawiali:

Maciej Gwóźdź, SŁOWO W SŁOWO

Jarosław Stróż, POL-KONGRES PROJEKT